Nieuw: bestellijn aanpassen en exportdocumenten voor buiten EU

De voorbije dagen zijn er op het platform heel wat aanpassingen gebeurd voor internationale zendingen buiten de EU

Sinds dit jaar vragen de carriers om alle data digitaal aan te leveren bij het aanmaken van het verzendlabel. Een factuur op papier is niet meer voldoende. Om deze informatie online te kunnen overdragen, is het noodzakelijk om een aantal gegevens aan te vullen in het platform.

Wat is er veranderd in het platform?

1. Bestellijn aanpassen

Er is een nieuwe functie bij bestellingen. Per orderlijn kan je nu een pennetje aanklikken. Hiermee kan je de bestellijn aanpassen wanneer de bestelling in status “wachtend op vrijgave” staat. Je zal er 3 dingen kunnen wijzigen:

  1. Prijs en BTW: Je kan de waarde (prijs inclusief BTW) en het BTW-percentage aanpassen. Dit wordt noodzakelijk bij bestellingen met een bestemming buiten de EU.
  2. SKU: Je kan de SKU van een bestellijn aanpassen zonder de bestellijn te moeten verwijderen en opnieuw toe te voegen. Dit is handig als je bijvoorbeeld een ander lot of een alternatief product zou willen versturen.
  3. Aantal: Je kan het aantal bestelde items van een bestellijn aanpassen zonder de bestellijn te verwijderen en opnieuw toe te voegen. Dit is handig wanneer een klant bijvoorbeeld 3 stuks bestelde, maar er slechts 2 voorradig zijn.

Recent is er ook automatische voorraad op bestellijnen mogelijk:

Het valt regelmatig voor dat producten worden besteld die (op een bepaald lot) na verloop uitverkocht zijn, maar waarvan (later) opnieuw voorraad binnenkomt of waarvan er een alternatief beschikbaar is.
Op basis van de barcode van het product gaat ons systeem nu automatisch op zoek naar alternatieve, niet-vervallen, verkoopbare voorraad. De bestellijn wordt vanzelf aangepast om de bestelling alsnog te kunnen verzenden. Bestellingen die we zo niet kunnen oplossen, worden automatisch in Q&A geplaatst. Wanneer nieuwe voorraad wordt geleverd, hoef je enkel de Q&A vrij te geven.

2. HS code en country of origin

Vervolgens is het nodig om per SKU (1) de HS code en (2) country of origin aan te duiden (iso-code 2). Je vindt er een link waar de afkortingen per land vermeld staan. Voor de US is er een aparte HS code. Indien voor alle SKU’s dezelfde, kan dit per mail aan ons doorgestuurd worden en laden wij deze info in 1x op.

Bijvoorbeeld: BE voor België en NL voor Nederland.

Het aanvullen van de gegevens is belangrijk. Met deze aanpassingen kunnen we in de toekomst zelf een commerciële of pro forma factuur genereren. Dit zal automatisch gebeuren zodat je dit niet meer zelf hoeft op te laden in het systeem. Momenteel zijn we bezig met dit te integreren voor de verschillende carriers. We houden je op de hoogte wanneer dit per carrier gebeurd is. Voor UPS is dit sinds vorige week geregeld. 

Q&A

De exportorders zullen voorlopig in Q&A blijven staan zodat je een melding ontvangt dat er een exportfactuur bij moet. Je kan dan zelf de exportfactuur nog nakijken en aanpassingen doen. Op die manier ben je zeker dat alles in orde is.